AJA Hellas
Κανονισμός Προσφυγών και Παραπόνων
(Appeals and Complaints)
ΠΡΟΣΦΥΓΕΣ
Εάν αισθάνεστε ότι τα ευρήματα της ομάδας επιθεώρησης κατά την επιθεώρηση πιστοποίησης ή την επιθεώρηση επιτήρησης δεν ήταν σωστά (μη κατάλληλα) και επιθυμείτε να αμφισβητήσετε αυτά τα ευρήματα ή είστε δυσαρεστημένοι με τον τρόπο διενέργειας της επιθεώρησης ή τον επαγγελματισμό της ομάδας, έχετε το δικαίωμα της προσφυγής και του παραπόνου. Εάν διαφωνείτε με τα ευρήματα της ομάδας επιθεώρησης σε πρώτη φάση , μπορείτε να κάνετε μια Ανεπίσημη Προσφυγή στον επικεφαλή της ομάδας επιθεώρησης, και να αμφισβητήσετε τα ευρήματα στην καταληκτική συνάντηση (closing Meeting), ο οποίος εφόσον θεωρήσει τις παρατηρήσεις σας δικαιολογημένες μπορεί να κάνει προσαρμογές στα ευρήματα.
Σε περίπτωση που δεν μείνατε ικανοποιημένοι από τον επικεφαλή της ομάδας επιθεώρησης είναι δυνατόν να υποβάλλεται μια Επίσημη Προσφυγή, ακολουθώντας την παρακάτω διαδικασία.
1. Εάν θέλετε να υποβάλλετε ένα παράπονο σχετικά με την διενέργεια της επιθεώρησης από την ομάδα επιθεώρησης και δεν επιθυμείτε να το υποβάλλετε στον επικεφαλή της ομάδας, τότε θα πρέπει να επικοινωνήσετε, εντός 7 ημερών από την επιθεώρηση, με το υπεύθυνο πιστοποίησης του τοπικού γραφείου απευθείας, ο οποίος θα σας αποστείλει την φόρμα υποβολής παραπόνου. Σε περίπτωση που ο υπεύθυνος πιστοποίησης του τοπικού γραφείου συμφωνεί με την ομάδα επιθεώρησης, μπορείτε να επικοινωνήσετε απευθείας με τον υπεύθυνο πιστοποίησης του ομίλου του AJA Registrars Europe στα κεντρικά γραφεία στους παρακάτω αριθμούς: ΤΗΛ.: +44 (0) 1275 849188 FAX: +44 (0) 1257849198 Εmail: customers@ajaeurope.eu Μια φόρμα προσφυγής θα σας σταλεί με email. Συμπληρώστε την φόρμα και επιστρέψτε την στον αντίστοιχο υπεύθυνο πιστοποίησης. Η φόρμα προσφυγής θα πρέπει να υποβληθεί εντός 30 ημερών από την ημερομηνία αποστολής της από τον AJA Registrars.
2. Μια αρχική ανασκόπηση και διερεύνηση θα διενεργηθεί από τον υπεύθυνο πιστοποίησης του τοπικού γραφείου, ο οποίος θα επικοινωνήσει μαζί σας για να συζητήσετε την προσφυγή που έχετε υποβάλλει. Σε περίπτωση που ο υπεύθυνος πιστοποίησης συμφωνήσει ότι σας έχουν φερθεί άδικα, θα ανατρέψει τα ευρήματα της ομάδας επιθεώρησης και θα παράσχει γραπτές συμβουλές. Σε περίπτωση που ο υπεύθυνος πιστοποίησης συμφωνεί με την ομάδα επιθεώρησης τότε η φόρμα προσφυγής θα αποσταλεί στον διευθυντή πιστοποίησης του ομίλου για ανασκόπηση και έλεγχο. Σε περίπτωση που ο υπεύθυνος πιστοποίησης του ομίλου συμφωνήσει ότι σας έχουν φερθεί άδικα, θα ανατρέψει τα ευρήματα της ομάδας επιθεώρησης. Σε περίπτωση που ο υπεύθυνος πιστοποίησης του ομίλου συμφωνεί με την ομάδα επιθεώρησης τότε η προσφυγή θα αποσταλεί στον Γενικό Διευθυντή και θα εφαρμοστεί η ίδια διαδικασία όπως προηγούμενα. Εάν η προσφυγή απορριφθεί τότε θα υποβληθεί στην Ανεξάρτητη επιτροπή προσφυγών. Θα ενημερωθείτε γραπτώς ότι η προσφυγή σας έχει κατατεθεί στην Ανεξάρτητη επιτροπή προσφυγών καθώς και για τις λεπτομέρειες των μελών της επιτροπής.
3. Σε περίπτωση που τα ευρήματα της ομάδας επιθεώρησης εγκριθούν, η προσφυγή θα διαβιβαστεί στο Διοικητικό Συμβούλιο της AJA Registrars Europe. Αν η προσφυγή σας γίνει δεκτή, τα ευρήματα της ομάδας επιθεώρησης θα τροποποιηθούν. Σε περίπτωση απόρριψης η προσφυγή σας θα κατατεθεί στην Ανεξάρτητη επιτροπή προσφυγών. Η εταιρία σας θα ενημερωθεί γραπτώς για τα παραπάνω, και θα ενημερώνονται τα μέλη της ομάδας για τις λεπτομέρειες.
4. Η εταιρία σας έχει το δικαίωμα να αμφισβητήσει το σχηματισμό της ομάδας, και μπορεί να υποβάλλει έγγραφη ένσταση εντός 15 ημερών από την κοινοποίηση του AJA ότι η προσφυγή σας θα πρέπει να εξετάζεται από την Ανεξάρτητη επιτροπή προσφυγών. Η ένστασή σας, η οποία πρέπει να είναι σαφής και λεπτομερής, θα πρέπει να εξετάζετε από τον πρόεδρο της επιτροπής ο οποίος πρέπει, εάν η ένσταση κρίνεται δικαιολογημένη, να μετακινήσει το παραβατικό μέλος και να διορίσει ένα άλλο.
5. Στην συνέχεια θα ενημερωθείτε γραπτώς για τα αποτελέσματα της σύσκεψης της επιτροπής. Επιπλέον όλες οι προσφυγές που υποβάλλονται στον AJA Registrars Europe αποτελούν μέρος της διαδικασίας επιθεώρησης επιτήρησης από τον Φορέα Διαπίστευσης, υπό την αιγίδα του οποίου διεξήχθει η επιθεώρησή σας, ώστε να διασφαλιστεί η αντικειμενικότητα, η ακεραιότητα και η διαφάνεια της διαδικασίας προσφυγών.
6. Η υποβολή, η διερεύνηση και η απόφαση επί των προσφυγών δεν επιφέρει καμία μεροληπτική ενέργεια εναντίων του προσφύγοντα.
ΠΑΡΑΠΟΝΑ
Σε αντίθεση με τις προσφυγές, δεν υπάρχουν χρονικοί περιορισμοί στην υποβολή των παραπόνων. Εντούτοις η ύπαρξη σημαντικού χρονικού διαστήματος μεταξύ του αντιλαμβανόμενου παραπτώματος και της υποβολής του παραπόνου, δυσκολεύει την αντικειμενική διερεύνηση αυτού. Τα παράπονα ανασκοπούνται και διερευνώνται από τον υπεύθυνο πιστοποίησης του τοπικού γραφείου του AJA Registrars στον οποίο έχετε υποβάλλει την αίτηση πιστοποίησης. Το τοπικό γραφείο είναι υπεύθυνο για την διαχείριση του παραπόνου και για την απόφαση στην οποία κατέληξε, η οποία θα σας υποβληθεί γραπτώς.
Σε περίπτωση που είστε δυσαρεστημένοι με την ανταπόκριση τότε μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο πιστοποίησης του ομίλου στα κεντρικά γραφεία του AJA Registrars για περαιτέρω συζήτηση του παραπόνου σας στα παρακάτω νούμερα. Tηλ.: +44 (0)1275 849188 Fax: +44 (0)1275 849198 Email: customers@ajaeurope.eu Ανεξάρτητα από τα συμπεράσματα και τις αποφάσεις που ελήφθησαν όλα τα παράπονα που έχουν ληφθεί, ανεξαρτήτως τοποθεσίας, προωθούνται στα κεντρικά γραφεία του AJA Registrars για ενημέρωση και επιπροσθέτως ελέγχονται από τον Γενικό Διευθυντή. Επίσης υποβάλλονται στο ανεξάρτητο συμβούλιο του AJA Registrars και στον φορέα διαπίστευσης, οι οποίοι θα διασφαλίσουν ότι το παράπονό σας έχει εξεταστεί και διαχειριστεί δίκαια και χωρίς προκαταλήψεις
AJA Hellas ΕΠΕ
Αγησιλάου 24, Γλυφάδα
ΤΚ 16675 Αττική
ΕΛΛΑΔΑ
AJA Registrars Europe S.r.l. www.ajaeurope.eu, Legal Seat: Via della Casetta Mattei, 206 00148 Rome ITALY VAT N. 08484761005
Locations where certification activities are undertaken:
Unit 6, Gordano Court Serbert Close Portishead, Bristol, BS20 7FS UNITED KINGDOM
Via delle Arti, 123 00054 Fiumicino (Rome) ITALY