AJA Hellas                                     

 

1. Εισαγωγή

Οι παρακάτω αναφερόμενοι κώδικες πρακτικής έχουν συνταχθεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις των διαφόρων εθνικών οργανισμών διαπίστευσης, με βάση την έγκριση των οποίων λειτουργεί σήμερα ο AJA Registrars. Ο AJA Registrars συμμορφώνεται με όλους τους κώδικες πρακτικής και τις απαιτήσεις που ισχύουν και εφαρμόζονται για τους Φορείς Διαπίστευσης και τα πρότυπα για τα οποία προσφέρει πιστοποίηση.

Ο AJA Group , διεθνώς αναγνωρισμένος ως ‘AJA Registrars όμιλος εταιρειών’, έχει παρουσία σε πολλές χώρες σε όλο τον κόσμο και διατηρεί διαπιστεύσεις και / ή αναγνωρίσεις μέσω συνεργαζόμενων οργανισμών και εταιρειών.

Οι κάτωθι εταιρείες κατέχουν και είναι υπεύθυνες για τις κάτωθι διαπιστεύσεις:
• Aja Registrars Ltd: UKAS (registration no. 059), ANAB
• Aja Registrars Inc: JAS-ANZ
• Aja Registrars Europe Srl: UKAS (registration no. 273), recognition by ACCREDIA (EAC policy area 28).

Ο AJA Group δραστηριοποιείται σε εθνικές και διεθνής περιοχές είτε άμεσα είτε μέσω ενός δικτύου τοπικών γραφείων που υπόκεινται στην διαχείριση και στον συντονισμό του ΑJA.

O AJA Hellas έχει εξουσιοδοτηθεί για την διενέργεια των αξιολογήσεων και την διατήρηση / κατοχή των οικονομικών και χρηματοοικονομικών σχέσεων με τους τελικούς πελάτες.

Όλες οι εταιρείες του AJA Group (συμπεριλαμβανομένου του AJA Hellas) θα αναφέρονται παρακάτω ως "AJA Registrars", εκτός αν αναφέρεται διαφορετικά στο κείμενο.

Ο AJA Registrars λειτουργεί με τις κάτωθι αναφερόμενες αρχές και πρακτικές, οι οποίες έχουν αναπτυχθεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις των διεθνώς αναγνωρισμένων φορέων διαπίστευσης

Όλα τα πιστοποιητικά εκδίδονται από τον AJA Registrars, ο οποίος θα είναι και ο κάτοχος για όλη την περίοδο που αυτά ισχύουν.

 

2. Σκοπός

Ο AJA Registrars διενεργεί ανεξάρτητους ελέγχους και πιστοποιήσεις των συστημάτων διαχείρισης που έχουν αναπτύξει και εφαρμόζουν οι εταιρείες και οργανισμοί σύμφωνα με τις απαιτήσεις των παρακάτω διεθνών προτύπων:

• Διαχείρισης Ποιότητας - ISO 9000 σειρά Προτύπων (ΣΔΠ)

• Περιβαλλοντικής Διαχείρισης - ISO 14001: 2004 (EMS)

• Διαχείρισης Ασφάλειας Πληροφοριών - ISO 27001:2005 (ΣΔΑΠ)

• Διαχείρισης Ασφάλειας Τροφίμων - ISO 22000:2005 (ΣΔΑΤ)

• Υγιεινή και Ασφάλεια - OHSAS 18001 (OHSAS)

• Ιατρικές Συσκευές - ISO 13485:2003 (MDMS)

• Acorn - BS 8555:2003 (Acorn)

• Διαχείριση Ενέργειας - ISO 50001

Διαχείρισης Επιχειρησιακής Συνέχειας - ISO 22301

Οποιαδήποτε άλλα πιστοποιήσιμα πρότυπα που o AJA Registrars μπορεί να προσφέρει στο μέλλον με την αντίστοιχη διαπίστευση.

 

3. Εμπιστευτικότητα

Ο AJA Registrars είναι υπεύθυνος να διασφαλίζει ότι η εμπιστευτικότητα όλων των πληροφοριών που αποκτούνται, με οποιοδήποτε τρόπο (γραπτώς ή προφορικώς) ως συνέπεια της εκτέλεσης των συμβατικών του υποχρεώσεων, διατηρείται από όλους τους εργαζόμενους και συνεργάτες του καθώς και τους αντιπροσώπους του.

Όταν απαιτείται να γνωστοποιηθούν εμπιστευτικές πληροφορίες σε τρίτους, είτε κατά απαίτηση του νόμου ή για την διατήρηση της πιστοποίησης (π.χ. φορείς διαπίστευσης), θα ενημερώνεται προηγουμένως ο πελάτης για τις πληροφορίες που πρόκειται να παρασχεθούν.

 

4. Οργάνωση

Ένα αντίγραφο του οργανογράμματος του AJA Registrars που αποτυπώνει την οργανωτική δομή της εταιρείας, είναι διαθέσιμο κατόπιν αιτήματος.

 

5. Γενικοί Όροι

Οι βασικές προϋποθέσεις για την απόκτηση και τη διατήρηση της πιστοποίησης με τον AJA Registrars είναι ότι η αιτούσα εταιρεία συμφωνεί και συμμορφώνεται με τις ακόλουθες διαδικασίες και κανόνες:

• Όλες οι πληροφορίες που κρίνονται αναγκαίες από τον AJA Registrars, θα πρέπει να διατίθενται από την αιτούσα εταιρεία, προκειμένου να ολοκληρωθεί το σχετικό πρόγραμμα ελέγχου.

•Σε περίπτωση που ο AJA Registrars δεν πεισθεί ότι πληρούνται όλες οι απαιτήσεις για την πιστοποίηση θα ενημερώσει και θα δώσει λεπτομέρειες στην αιτούσα εταιρία για το ποιες απαιτήσεις δεν καλύφθηκαν(αποτυχία κάλυψης της απαίτησης).

• Όταν η αιτούσα εταιρεία μπορεί να αποδείξει ότι τα διορθωτικά μέτρα που έχουν ληφθεί, εντός συγκεκριμένης προθεσμίας, για να καλυφθούν (ικανοποιηθούν) όλες οι απαιτήσεις, ο AJA Registrars θα φροντίσει να επαναλάβει τον έλεγχο μόνο στις απαιτήσεις (τμήματα) που δεν είναι δυνατή η επιβεβαίωση μόνο με την υποβολή σχετικών αποδεικτικών στοιχείων.

• Αν η αιτούσα εταιρεία δεν λάβει διορθωτικά μέτρα εντός της καθορισμένης προθεσμίας, μπορεί να είναι απαραίτητο ο AJA Registrars να διενεργήσει εκ νέου (επαναλάβει) τον έλεγχο πλήρως , με επιπλέον χρέωση για την αιτούσα εταιρεία.

• Αναγνώριση της συμμόρφωσης αναφέρεται μόνο στην τοποθεσία(χώρος) ή τις τοποθεσίες που ελέγχθηκαν και εφαρμόζονται στο πεδίο πιστοποίησης όπως αυτό αναγράφεται στο πιστοποιητικό.

• Οι αξίες (αμοιβές) πρέπει να καταβάλλονται εντός των προθεσμιών που αναφέρονται στην σύμβαση ή στην προσφορά του έργου. Τα πιστοποιητικά δεν θα εκδίδονται εάν δεν έχει γίνει εξ ολοκλήρου εξόφληση της αξίας του ελέγχου. Επιπλέον, η πιστοποίηση μπορεί να ανασταλεί ή να ανακληθεί εάν δεν έχει καταβληθεί στο ακέραιο η αξία του επανελέγχου όπως ορίζεται στην σύμβαση ή στο έγγραφο αποδοχής της προσφοράς.

• Προκειμένου η εταιρεία να αποδείξει την διενέργεια αποτελεσματικών διοικητικών ανασκοπήσεων (management Reviews) και εσωτερικών επιθεωρήσεων (internal Audits) θα πρέπει να διενεργεί τις δραστηριότητες αυτές τουλάχιστον μία φορά το χρόνο .

• Σε περίπτωση ανάκλησης ή απόσυρσης της πιστοποίησης, η εταιρεία οφείλει να επιστρέψει τα πρωτότυπα πιστοποιητικά στον AJA Registrars. Η μη επιστροφή των πρωτότυπων πιστοποιητικών θα οδηγήσει σε νομικές ενέργειες εναντίον της εταιρείας για την μη εξουσιοδοτημένη χρήση των σημάτων πιστοποίησης και διαπίστευσης και ανακριβή δήλωση σχετικά με την κατάσταση των πιστοποιητικών (ανακληθέντα ή αποσυρθέντα πιστοποιητικά).

• Η εταιρεία πρέπει να επιτρέπει στον AJA Registrars να διενεργεί της επιθεωρήσεις επιτήρησης σύμφωνα με το προγραμματισμό που αναφέρεται στην σύμβαση του έργου ή στο έγγραφο αποδοχής της προσφοράς.

• Οι πιστοποιημένοι πελάτες πρέπει να χρησιμοποιούν τα σήματα πιστοποίησης σύμφωνα με την οδηγία/κανονισμό του AJA Registrars ‘Χρήση των σημάτων Διαπίστευσης και Πιστοποίησης’’.

Τα Διαπιστευμένα από τον AJA Registrars γραφεία και εταιρείες είναι υπεύθυνα και διατηρούν την εξουσιοδότηση για την απόφαση σχετικά με την διαπιστευμένη πιστοποίηση, συμπεριλαμβανομένου της χορήγησης, της διατήρησης, της ανανέωσης, της επέκτασης ή περιορισμού του πεδίου πιστοποίησης, της αναστολής και της ανάκλησης της πιστοποίησης.

 

6. Αίτηση για Πιστοποίηση

Μετά την παραλαβή του συμπληρωμένου ερωτηματολογίου από την αιτούσα εταιρεία, μια πρόταση (προσφορά) που περιγράφει το πεδίο εφαρμογής του ελέγχου (Scope of Audit) και τις αξίες (αμοιβές) του φορέα, θα υποβάλλονται στην αιτούσα εταιρεία, μαζί με το έντυπο αίτησης. Εφόσον ο υποψήφιος πελάτης ζητήσει, εγγράφως, την ανάλυση των σχετικών αξιών (αμοιβών) που αναφέρονται στην πρόταση (προσφορά) αυτές υποβάλλονται από τον Διευθυντή πιστοποίησης σε περιληπτική μορφή. Μόλις το έντυπο της αίτησης επιστραφεί υπογεγραμμένο από εκπρόσωπο της διοίκησης της αιτούσας εταιρείας μαζί με αποδεικτικά πληρωμής των αξιών (αμοιβών) του έργου στον AJA Registrars, τότε το έργο ανατίθεται σε έναν επικεφαλή επιθεωρητή από την ομάδα επιθεωρητών που διαθέτει ο φορέας. Το άτομο αυτό είναι υπεύθυνο να διασφαλίσει ότι ο έλεγχος διενεργείται ή θα διενεργηθεί σύμφωνα με τις διαδικασίες AJA Registrars.

 

7. Επιθεώρηση

(Ποιότητα, Περιβάλλον, Ασφάλεια Πληροφοριών, Ασφάλεια Τροφίμων, Υγιεινή και Ασφάλεια, Ιατρικά Μηχανήματα και Συσκευές, Acorn, Διαχείριση Ενέργειας και Διαχείριση Επιχειρησιακής Συνέχειας)

Όλες οι επιθεωρήσεις βασίζονται σε δειγματοληπτικό έλεγχο του συστήματος διαχείρισης και ως εκ τούτου δεν εγγυούνται 100% συμμόρφωση με τις απαιτήσεις των προτύπων.

Η αξιολόγηση του Συστήματος Διαχείρισης των υποψηφίων εταιρειών πραγματοποιείται σε δυο (2) στάδια:

Στάδιο 1 (επιτόπιος έλεγχος, εφ’ όσον εφαρμόζεται) – αυτός είναι ένας έλεγχος που καθορίζει την κατάσταση ετοιμότητας του συστήματος διαχείρισης του υποψηφίου έναντι των κριτηρίων του επιλεγμένου διεθνούς προτύπου καθώς και την ανασκόπηση του συστήματος διαχείρισης εγγράφων.

Στάδιο 2 (επιτόπιος έλεγχος) – επιθεώρηση του συστήματος διαχείρισης της αιτούσας επιχείρησης για την διαπίστωση αν το υπό λειτουργία σύστημα διαχείρισης συμμορφώνεται με τα όσα ορίζονται από τεκμηριωμένο σύστημα και όλες τις απαιτήσεις (στοιχεία του επιλεγμένου προτύπου ή προτύπων.)

Το σύνολο των αρχείων που απαιτούνται για την εφαρμογή και τη λειτουργία του κατάλληλου συστήματος διαχείρισης, θα πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμα και διαθέσιμα για επιθεώρηση στους επιθεωρητές.

Η υποψήφια προς επιθεώρηση επιχείρηση θα πρέπει να ενημερώνει τους εκπροσώπους του AJA Registrars για το όνομα του εκπροσώπου της Διοίκησης που έχει την ευθύνη και αρμοδιότητα για την τήρηση του QMS, του EMS, του ISMS, του FSMS, του OHSAS ή του MDMS (αναλόγως του ποιου εφαρμόζεται) και ο οποίος είναι υπεύθυνος για επικοινωνία με τον AJA Registrars. Σε περίπτωση αλλαγής του εκπροσώπου της Διοίκησης θα πρέπει να κοινοποιηθεί στον AJA Registrars εγγράφως.

 

8. Πιστοποίηση και Επιτήρηση

Όταν ο υπεύθυνος επιθεωρητής του AJA Registrars, είναι σίγουρος ότι η εταιρεία πληροί(καλύπτει) όλες τις απαιτήσεις για πιστοποίηση με επακόλουθο τον πλήρη και ακριβή έλεγχο της έκθεσης επιθεώρησης, ενημερώνεται η επιχείρηση και εκδίδεται το εν λόγω πιστοποιητικό. Το πιστοποιητικό παραμένει ιδιοκτησία του AJA Registrars το οποίο δεν θα πρέπει να αναπαράγεται σε έγχρωμη μορφή χωρίς την πρότερη έγκριση των υπευθύνων του AJA Registrars, αλλά μόνο ασπρόμαυρη ως απόδειξη της πιστοποίησης προς στους πελάτες της επιχείρησης.

Ανεξαρτήτως της συχνότητας των επιθεωρήσεων, ο κύκλος πιστοποίησης είναι τριετούς διάρκειας και πριν την ημερομηνία λήξης του πιστοποιητικού απαιτείται μια πλήρης επιθεώρηση σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Φορέα Διαπίστευσης.

Υπό κανονικές συνθήκες η κατανομή των ανθρωποημερών για τον 3ετή επανέλεγχο, θα είναι μικρότερη από την αρχική επιθεώρηση πιστοποίησης.

Οι περιοδικές επισκέψεις επιτήρησης θα διενεργούνται ύστερα από ενημέρωση για την σχετική επίσκεψη και θα καλύπτουν θέματα σχετικά με το εφαρμοζόμενο σύστημα διαχείρισης σύμφωνα με την κρίση του ορισμένου επιθεωρητή. Ο κάτοχος πιστοποιητικού θα πρέπει να επιτρέπει στους εκπροσώπους του AJA Registrars πρόσβαση ώστε να διενεργούν τις επιθεωρήσεις-επιτηρήσεις, όταν κρίνεται σκόπιμο, οι οποίες δεν θα έχουν προηγουμένως προγραμματιστεί. Ο κάτοχος του πιστοποιητικού θα ενημερώνεται για τα αποτελέσματα των επισκέψεων επιτήρησης.

Οι επιθεωρήσεις επιτήρησης θα πραγματοποιούνται όχι αργότερα από το πέρας δώδεκα (12) μηνών από την διενέργεια της προηγούμενης επιθεώρησης. Οποιαδήποτε απόκλιση από αυτό θα πρέπει να αιτείται εγγράφως στον Διευθυντή πιστοποίησης.

Ο κάτοχος του πιστοποιητικού θα πρέπει να διατηρεί αρχείο με τα παράπονα των πελατών που σχετίζονται με το πεδίο πιστοποίησης και να τα διαθέτει στον AJA Registrars εφόσον ζητηθούν.

 

9. Ανανέωση Εγγραφής

Οι πιστοποιημένες επιχειρήσεις υπόκεινται σε επαναεπιθεώρηση μετά την ολοκλήρωση του τριετούς κύκλου. Τρείς μήνες πριν την επαναεπιθεώρηση, αποστέλλεται από τον AJA Registrars προς τις επιχειρήσεις-πελάτες νέα προσφορά στην οποία συμπεριλαμβάνονται οι αξίες(κόστος) του νέου τριετούς κύκλου .

Σε περίπτωση που η απόφαση επανέκδοσης του πιστοποιητικού πραγματοποιηθεί σε ημερομηνία μεταγενέστερη της ημερομηνίας λήξης του πιστοποιητικού, τότε καταργείται η αρχική ημερομηνία εγγραφής πιστοποίησης και το νέο προς έκδοση πιστοποιητικό λαμβάνει ημερομηνία σύμφωνα με την ημερομηνία Απόφασης Πιστοποίησης και με ισχύ τριών(3) ετών από την προηγούμενη ημερομηνία λήξης.

 

10. Επέκταση / Περιορισμός του Πεδίου Πιστοποίησης

Εφ’ όσον απαιτηθεί επέκταση στο πεδίο πιστοποίησης, προκειμένου να συμπεριληφθούν νέα προϊόντα / διαδικασίες / τοποθεσίες, απαιτείται από την επιχείρηση να συμπληρώσει και να αποστείλει νέο ερωτηματολόγιο. Με τον τρόπο αυτό οι εκπρόσωποι του AJA Registrars θα είναι σε θέση να καθορίσουν αν απαιτείται πρόσθετος χρόνος κατά την διαδικασία επιθεώρησης, ώστε να καλυφθούν οι αλλαγές που αιτήθηκαν. Εν συνεχεία, ακολουθείται η διαδικασία Αίτησης Πιστοποίησης όπως αυτή περιγράφηκε στο Άρθρο 6 του παρόντος και διενεργείται επιθεώρηση στα πεδία που δεν είχαν καλυφθεί. Οι δαπάνες της επέκτασης του πεδίου πιστοποίησης θα βασιστούν στη φύση και στον προγραμματισμό της απαιτούμενης επιθεώρησης.

Εφ’ όσον απαιτηθεί περιορισμός του πεδίου πιστοποίησης που αφορούν σε υπηρεσίες ή προϊόντα, είναι υποχρεωτικό η επιχείρηση να ενημερώσει πρώτα τον AJA Registrars για τις αλλαγές π.χ. κατάργηση τμημάτων, ή απόσυρση προϊόντος που έχουν συμπεριληφθεί στο αρχικό πεδίο πιστοποίησης. Κατόπιν ανασκόπησης των πληροφοριών οι εκπρόσωποι του AJA Registrars θα ενημερώσουν την επιχείρηση αν απαιτείται νέα επιθεώρηση ή και αλλαγή στο τρόπο διατύπωσης του πεδίου πιστοποίησης. Τα έξοδα του περιορισμού στο πεδίο πιστοποίησης θα καθοριστούν βάσει του προγραμματισμού και της επιθεώρησης (εφόσον απαιτηθεί) για την έκδοση νέου πιστοποιητικού.

Και στις δυο περιπτώσεις και κατόπιν επιτυχούς επιθεώρησης (όπου εφαρμόζεται) θα εκδοθεί αναθεωρημένο πιστοποιητικό με αναλυτική αναφορά στις δραστηριότητες της επιχείρησης που καλύπτονται από την επέκταση. Το πρωτότυπο εκδοθέν πιστοποιητικό θα πρέπει να επιστραφεί στον AJA Registrars.

 

11. Τροποποίηση

Η επιχείρηση οφείλει να ενημερώσει εγγράφως και εγκαίρως (χωρίς ουδεμία καθυστέρηση) τους εκπροσώπους του AJA Registrars για οποιαδήποτε αλλαγή σχετικά με τα κάτωθι:

• νομική, εμπορική, οργανωτική ή ιδιοκτησιακή κατάσταση,

• οργάνωση και διοίκηση,

• διεύθυνση επικοινωνίας και τοποθεσίες,

• πεδίο διαδικασιών του πιστοποιημένου συστήματος διαχείρισης

• σκοπό των διεργασιών που περιλαμβάνονται (καλύπτονται) από το πιστοποιημένο σύστημα ποιότητας.

  Οι εκπρόσωποι του AJA Registrars θα καθορίσουν αν οι ως άνω αλλαγές απαιτούν πρόσθετες ενέργειες επιθεώρησης. Η μη ενημέρωση των εκπροσώπων του AJA Registrars για τυχόν αλλαγές όπως αυτές αναφέρθηκαν στα ανωτέρω ενδέχεται να οδηγήσει σε αναστολή του πιστοποιητικού.

 

12. Δημοσιότητα από κατόχους πιστοποιητικών

Οι κάτοχοι πιστοποιητικών έχουν το δικαίωμα της δημοσιοποίησης ότι το σύστημα διαχείρισης που εφαρμόζουν είναι πιστοποιημένο. Μπορούν έτσι, να χρησιμοποιούν τις επισημάνσεις (σήματα ή λογότυπα) στα έντυπά τους (γραφική ύλη, διαφημιστικό υλικό), που σχετίζονται με το πεδίο πιστοποίησης, με λεπτομέρειες, σύμφωνα με το εκδοθέν πιστοποιητικό.

Απαγορεύεται η επιχείρηση να τοποθετεί το σήμα στα προϊόντα της ή στις συσκευασίες αυτών. Οι κανόνες όπως αποτυπώνονται στον AJA Registrars “Χρήση των σημάτων Διαπίστευσης και πιστοποίησης”, πρέπει να εφαρμόζονται (AJA Registrars Use of Accreditation and Certification Marks).

Σε κάθε περίπτωση η επιχείρηση θα πρέπει να διασφαλίζει ότι το περιεχόμενο των δημοσιεύσεων ή των διαφημίσεών της, δεν προκαλεί καμία σύγχυση μεταξύ πιστοποιημένων ή μη προϊόντων/διαδικασιών και δραστηριοτήτων της.

Η επιχείρηση δεν θα πρέπει να παραπλανά τους αγοραστές/πελάτες πως κάποιο προϊόν/διαδικασία ή δραστηριότητά της είναι πιστοποιημένη όταν κάτι τέτοιο δεν υφίσταται.

Επιπρόσθετα, η έκδοση ενός πιστοποιητικού δεν σημαίνει ότι τα σχετιζόμενα προϊόντα, διεργασίες ή υπηρεσίες έχουν εγκριθεί από Κυβερνητικά Όργανα ή Υπουργεία. Η επιχείρηση θα πρέπει να διασφαλίζει ότι κάτι τέτοιο δεν αναφέρεται σε καμία διαφήμιση.

 

13. Μη ορθή Χρήση των Πιστοποιητικών

Οι εκπρόσωποι του AJA Registrars θα λάβουν όλες τις απαιτούμενες ενέργειες προκειμένου να διασφαλίσουν την ορθή χρήση των εκδιδομένων πιστοποιητικών. Ανακριβείς αναφορές στο πεδίο πιστοποίησης ή ανακριβής χρήση κατά την διαφήμιση ή καταχώρηση σε έντυπα, θα αντιμετωπίζονται με κατάλληλες ενέργειες στις οποίες περιλαμβάνονται:

• η αναστολή ή απόσυρση του πιστοποιητικού και,

• νομικές ενέργειες ή και δημοσίευση για την παράβαση

14. Αναστολή πιστοποιητικού
Ένα πιστοποιητικό μπορεί να ανασταλεί για περιορισμένο διάστημα στις περιπτώσεις όπου διαπιστώνεται:

• Αποδεδειγμένη μη εφαρμογή των απαιτήσεων του Συστήματος Διαχείρισης για διάστημα μεγαλύτερο των τριών μηνών

• Μη διενέργεια της επαναεπιθεώρησης ή επιθεώρησης επιτήρησης σύμφωνα με την απαιτούμενη συχνότητα

• Παραποίηση ή κατασκευή της εφαρμογής αρχείων

• Αδυναμία συμμόρφωσης με τις απαιτούμενες διορθωτικές ενέργειες

• Μη καταβολή της αξίας(κόστος) της πιστοποίησης στον AJA Registrars

• Ακατάλληλη διαχείριση των παραπόνων

• Ότι έχει παρέλθει η ημερομηνία λήξης του πιστοποιητικού μετά την 3ετία

• Εθελοντική αίτηση της επιχείρησης για απόσυρση του πιστοποιητικού

  H εταιρεία πρέπει άμεσα να δηλώνει/αναγνωρίζει ότι δεν καλύπτεται από κανένα πιστοποιητικό το οποίο βρίσκεται σε αναστολή. O AJA Registrars θα κοινοποιεί γραπτώς, την επίσημη αναστολή του πιστοποιητικού στην εταιρεία και η κοινοποίηση αυτή θα αναφέρει τις συνθήκες που θα επιτρέπουν την άρση της αναστολής. Με τη λήξη της περιόδου αναστολής θα πραγματοποιηθεί έρευνα για να διαπιστωθεί αν πληρούνταν οι προϋποθέσεις για την άρση της αναστολής. Εάν οι προϋποθέσεις έχουν ικανοποιηθεί το πιστοποιητικό επανέρχεται, εάν οι προϋποθέσεις δεν ικανοποιούνται το πιστοποιητικό ανακαλείται.

  Τα κόστη που συνδέονται με την αναστολή και την επανεγκατάσταση βαραίνουν κατά αποκλειστικότητα την επιχείρηση.

 

 

15. Απόσυρση Πιστοποιητικού

 

Απόσυρση ενός Πιστοποιητικού δύναται να πραγματοποιηθεί για τις κάτωθι περιπτώσεις:

• Αν η επιχείρηση δεν συμμορφωθεί με τις υποδείξεις που τις έχουν γίνει για την τήρηση των απαραίτητων κανόνων ορθής χρήσης του πιστοποιητικού

• Η απόφαση απόσυρσης του πιστοποιητικού αποστέλλεται εγγράφως στην επιχείρηση, η οποία όμως διατηρεί δικαίωμα άσκησης έφεσης κατά της απόφασης

• Ο AJA Registrars δεν είναι υπoχρεωμένος για την επιστροφή του χρηματικού ποσού της επιθεώρησης, ενώ διατηρεί το δικαίωμα δημοσίευσης της απόσυρσης του πιστοποιητικού

• Για την εκ νέου ενεργοποίηση ενός πιστοποιητικού που έχει αποσυρθεί μπορεί να απαιτηθεί επαναληπτική επιθεώρηση το κόστος της οποίας θα πρέπει να προκαταβληθεί

• Για την επαναφορά των πιστοποιητικών που έχουν αποσυρθεί μπορεί να απαιτηθεί πλήρης επιθεώρηση και όπου είναι κατάλληλο, η αξία της επιθεώρησης θα προπληρώνεται

• Η απόσυρση ενός πιστοποιητικού συνεπάγεται και απόσυρση όλου του διαφημιστικού υλικού που φέρει την σήμανση της πιστοποίησης. Σε διαφορετική περίπτωση, θα εκκινούνται οι απαραίτητες διαδικασίες περί παραβίασης των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας.

 

 

16. Ακύρωση πιστοποιητικού

Η ακύρωση ενός πιστοποιητικού μπορεί να πραγματοποιηθεί για τις κάτωθι περιπτώσεις:

• Η επιχείρηση δεν επιθυμεί να προχωρήσει σε ανανέωση του πιστοποιητικού της

• Η επιχείρηση παύει την δραστηριότητα της

• Οι εγγεγραμμένες στα μητρώα του AJA Registrars, εταιρείες δεν δικαιούνται επιστροφή των χρημάτων που κατέβαλλαν για την διενέργεια των επιθεωρήσεων, ενώ ο AJA Registrars προχωρά σε δημοσίευση της ακύρωσης του πιστοποιητικού. Η ακύρωση του πιστοποιητικού συνιστά άμεση απόσυρση εκ μέρους της επιχείρησης του συνόλου του εντύπου και διαφημιστικού υλικού το οποίο φέρει διακριτικά της πιστοποίησης καθότι αυτό αποτελεί πνευματική ιδιοκτησία του AJA Registrars και η χρήση του χωρίς την έγκριση και αποδοχή του AJA Registrars επισύρει νομικές συνέπειες για τον χρήστη.

 

 

17. Κόστος

 

Το κόστος θα αναγράφεται λεπτομερώς στην προσφορά του AJA Registrars προς την αιτηθείσα εταιρεία. Το σύνολο του κόστους βασίζεται στις τιμές που έχουν οριστεί κατά την διάρκεια της αποστολής προσφοράς για πιστοποίηση, οι δε τιμές δύναται να τροποποιηθούν κατά την διάρκεια πιστοποίησης. Οποιαδήποτε τροποποίηση θα κοινοποιείται στην επιχείρηση εγγράφως.

Μόλις υποβληθεί η αίτηση, η επιχείρηση πρέπει να καταβάλλει το κόστος του πρώτου εκ των τριών ετών, ανεξαρτήτως αν θα προχωρήσει η επιχείρηση σε τελική πιστοποίηση.

Για την επόμενη τριετία θα υποβληθεί, τρεις μήνες προ της λήξης του πιστοποιητικού, νέα προσφορά επιθεώρησης συνοδευόμενη από την σχετική αίτηση και το σχετικό τιμολόγιο.

Για πρόσθετες εργασίες που δεν συμπεριλαμβάνονται στην αρχική προσφορά και για οποιαδήποτε μη προγραμματισμένη επίσκεψη για έλεγχο που αφορά υλοποίηση μη συμμόρφωσης, θα υπάρχει επιπλέον χρέωση.

Στο κόστος δεν περιλαμβάνονται έξοδα μετακίνησης ή διαμονής που σχετίζονται με την επιθεώρηση (εκτός αν ορίζεται διαφορετικά στην προσφορά) τα οποία χρεώνονται επιπλέον.

Το σύνολο των χρεώσεων είναι σύμφωνο με την εκάστοτε ισχύουσα φορολογική νομοθεσία.

 

18. Εκκλήσεις και Διαφωνίες

Σε περίπτωση απόσυρσης πιστοποιητικού ή αδυναμίας πρότασης και απόρριψης μιας επιχείρησης για πιστοποίηση, η επιχείρηση έχει το δικαίωμα ασκήσεως εφέσεως κατά της απόφασης.

Εάν η επιχείρηση δεν αποδεχθεί την αιτιολογία απόσυρσης ή έκδοσης και καταχώρησης πιστοποιητικού, τότε θα πρέπει να ανατρέξει στο πεδίο «Πληροφόρηση για Προσφυγές και Παράπονα», το οποίο παρέχεται μαζί με την αναφορά των Επιθεωρητών του AJA Registrars, όπου αναγράφεται λεπτομερώς ο τρόπος άσκησης εφέσεως, καθώς και το δικαίωμα αμφισβήτησης του διορισμού μελών της Επιτροπής Αξιολόγησης.

Η έφεση για περιπτώσεις απόσυρσης πιστοποιητικού ή αδυναμίας πρότασης και απόρριψης μιας επιχείρησης για πιστοποίηση, θα πρέπει να αποσταλεί στους εκπροσώπους του AJA Registrars εντός επτά(7) ημερών από την ημερομηνία κοινοποίησής της στην επιχείρηση.

Η επιχείρηση εντός δεκατεσσάρων(14) ημερών θα πρέπει να υποβάλλει πλήρες τεκμηριωμένο επίσημο έγγραφο συνοδευόμενο με όλα τα υποστηρικτικά έγγραφα προς τους εκπροσώπους του AJA Registrars, στο οποίο θα αιτιολογεί τους λόγους κατά της απόσυρσης του πιστοποιητικού ή της απόρριψης πιστοποίησης.

Όλες οι προσφυγές των επιχειρήσεων αρχικά αξιολογούνται από τον διευθυντή του τοπικού γραφείου πιστοποίησης, καθώς και από τους επιθεωρητές του AJA Registrars που έχουν εισηγηθεί την απόσυρση ή μη έκδοση ενός πιστοποιητικού οι οποίοι φέρουν και την ευθύνη της προσκόμισης των σχετικών εγγράφων προς τεκμηρίωσης της απόφασης τους. Σε περίπτωση που ο διευθυντής του τοπικού γραφείου απορρίψει την καταγγελία , τότε η απόφαση κοινοποιείται στον επικεφαλής της πιστοποίησης και διαβιβάζεται στους εκπροσώπους του AJA Registrars για τελική κρίση. Σε περίπτωση που τα συμπεράσματα του τοπικού διευθυντή ταυτίζονται με εκείνα του επικεφαλής πιστοποίησης και των επιθεωρητών τον AJA Registrars τότε συστήνεται επιτροπή αξιολόγησης.

Η επιχείρηση που ασκεί την έφεση θα ενημερωθεί για τα ονόματα της επιτροπής αξιολόγησης, η οποία θα είναι υπεύθυνη για την εξέταση του αιτήματός της. Η δε επιχείρηση διατηρεί το δικαίωμα να αμφισβητήσει την απόφαση της επιτροπής αξιολόγησης. Η διαφωνία θα αναθεωρηθεί από τον πρόεδρο της Επιτροπής ή αν ο πρόεδρος της Επιτροπής είναι μέλος της Επιτροπής από τον Αντιπρόεδρο. Το τελικό αποτέλεσμα της αναθεώρησης θα κοινοποιηθεί στην επιχείρηση. Η τελική απόφαση είναι δεσμευτική και για τα δυο μέρη. Με την λήψη της απόφασης σχετικά με την έφεση ουδεμία αντίθετη αξίωση για τροποποίηση ή αλλαγή της απόφασης μπορεί να γίνει δεκτή από οποιοδήποτε μέρος.

Σε περιπτώσεις όπου η έφεση της επιχείρησης κριθεί θετικά και το πιστοποιητικό επανεκδοθεί (σε περίπτωση απόσυρσης) προχωρά η διαδικασία πιστοποίησης και η επιχείρηση δεν έχει δικαίωμα ουδεμίας αξίωσης οικονομικής ή άλλης φύσεως.

Η υποβολή, η έρευνα και η απόφαση σχετικά με την έφεση της επιχείρησης για επανεξέταση δεν συνιστούν μεροληπτική στάση εις βάρος της.

 

19. Καταγγελίες-Παράπονα

Οι παραπάνω πιστοποιημένες επιχειρήσεις υποχρεούνται στην τήρηση αρχείου όλων των καταγγελιών από τους πελάτες τους, τους χρήστες των προϊόντων τους ή το ευρύ κοινό, συμπεριλαμβανομένων των οποιονδήποτε διορθωτικών ενεργειών τους ως προς την τήρηση του συστήματος διαχείρισης. Οι επιθεωρητές του AJA Registrars θα αναθεωρούν αυτά τα αρχεία κατά τη διάρκεια των επιθεωρήσεων επιτήρησης.

Σε περίπτωση που μια επιχείρηση παραπονεθεί σχετικά με την συμπεριφορά των επιθεωρητών του AJA Registrars, το παράπονο θα πρέπει να υποβληθεί εγγράφως στο αντίστοιχο τοπικό γραφείο του AJA Registrars. Τα παράπονα δύναται να υποβληθούν και στον επικεφαλής των επιθεωρητών, η διεύθυνση του οποίου δύναται να διατεθεί από το τοπικό γραφείο του AJA Registrars.

Οι ενάγοντες θα λάβουν βεβαίωση παραλαβής του παραπόνου τους, ενώ αυτό θα ερευνηθεί και θα απαντηθεί σε διάστημα που δεν θα υπερβαίνει τις 30 ημέρες από την αρχική της παραλαβή.

Εάν οι εκπρόσωποι του AJA Registrars λάβουν ένα παράπονο που να καταδεικνύει ότι ένας πιστοποιημένος πελάτης του AJA Registrars δεν συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του AJA Registrars, τότε είναι δυνατό να ζητηθεί η απόσυρση της πιστοποίησης, είτε να οριστεί νέα επιθεώρηση το κόστος της οποίας θα βαρύνει εκ νέου τον πελάτη.

Όλοι οι πιστοποιημένοι πελάτες υποχρεούνται να παράσχουν το σύνολο των εγγράφων, όταν αυτά ζητηθούν, σχετικά με τα παράπονα που λαμβάνονται και τις διορθωτικές ενέργειες που προτείνονται σύμφωνα με το σύστημα διαχείρισής τους ή άλλα κανονιστικά έγγραφα.

 

20. Αρχείο Πιστοποιημένων Επιχειρήσεων

Όλες οι πιστοποιημένες εταιρείες τηρούνται σε αρχείο το οποίο διατηρείται σε κάθε ένα από τα αναγνωρισμένα γραφεία του AJA Registrars. Το αρχείο αυτό τίθεται προς διάθεση κατόπιν αιτήματος στις πιστοποιημένες ή μη εταιρείες, καθώς και σε κάθε άλλο ενδιαφερόμενο.

 

21. QA Εγγραφή

Όλες οι πιστοποιημένες εταιρείες διαπιστεύονται από τον αγγλικό οίκο UKAS και προς επιβεβαίωση της πιστοποίησης τους, τους αποστέλλεται αίτηση για καταχώρηση των στοιχείων τους στα αρχεία και τον ιστοχώρο του UKAS. Σε περίπτωση επιθυμίας μιας επιχείρησης για καταχώρηση στα ως άνω πεδία θα πρέπει να αποστείλει τα στοιχεία στο παράρτημα του AJA Registrars με έδρα την Αγγλία.

 

22.Επισκέψεις Σώματος Διαπίστευσης

Σύμφωνα με το πρότυπο ISO/IEC 17000, όλες οι επιχειρήσεις πελάτες του AJA Registrars θα πρέπει, όπου ο Φορέας Πιστοποίησης κρίνει αναγκαίο, να αποδέχονται την παρουσία εκπροσώπων του Φορέα Διαπίστευσης κατά την διενέργεια επιθεώρησης προκειμένου οι τελευταίοι να είναι σε θέση να αξιολογούν το έργο των Επιθεωρητών του AJA Registrars. Η παρουσία εκπροσώπων του Φορέα Διαπίστευσης δεν έχει καμία επίπτωση για την προς την επιθεώρηση επιχείρηση.

Η απαίτηση για άδεια πρόσβασης ισχύει τόσο στους υφιστάμενους, όσο και στους νέους πελάτες.

 

23. Αξιοπιστία

Οι επιθεωρητές του AJA Registrars διενεργούν επιθεωρήσεις προκειμένου να διαπιστώσουν την συμμόρφωση σύμφωνα με διεθνώς αποδεκτά πρότυπα. Ο έλεγχος που διενεργείται είναι δειγματοληπτικός και ουχί εξονυχιστικός στο σύνολο λειτουργίας μιας επιχείρησης. Υπό καμία συνθήκη o AJA Registrars δεν λειτουργεί ως Ρυθμιστική Αρχή και ως εξειδικευμένος σύμβουλος στα πλαίσια του πεδίου πιστοποίησης, αλλά ως ειδικός για την επίτευξη πιστοποίησης των προς ζήτηση πεδίων. Ο AJA Registrars απαλλάσσεται από οποιαδήποτε ευθύνη ως αποτέλεσμα της μη νομοθετικής / ρυθμιστικής συμμόρφωσης ύστερα από την διαδικασία επιθεώρησης και η οποία ενδέχεται να επιφέρει νομικές ή οικονομικές συνέπειες για τον επιθεωρούμενο

 

Οι εκπρόσωποι του AJA Registrars διατηρούν το δικαίωμα τροποποίησης των ως άνω Άρθρων ανά πάσα χρονική στιγμή. Ενημέρωση για τις τυχόν αλλαγές λαμβάνουν μόνο όσες επιχειρήσεις έχουν συνάψει συμφωνητικά πιστοποίησης με του AJA Registrars.